一旦在Web組織中逐步培養(yǎng)起編寫文檔的文化，那么員工就會越來越依賴于這種實踐方法。這種文化還有一個十分重要的優(yōu)點，即如果出現(xiàn)人員流失和變動，那么良好的文檔可以縮短新人的“交接”時間。此外，除了構(gòu)成一般軟件開發(fā)過程的標準代碼注釋、跟蹤和源代碼控制過程，編寫文檔也是一種審查方法。在一些開發(fā)專用軟件的公司中，文檔顯得尤為重要，因為新員工一般很難理解復(fù)雜的定制應(yīng)用程序，以及各個應(yīng)用又是如何組成客戶所訪問的網(wǎng)站。如果文檔成為這一過程的組成部分，人們就一定會對軟件構(gòu)建方式進行交流，工程師也會習慣于向其他團隊成員介紹軟件的工作方式。


 
為了理解這種方法的實踐應(yīng)用，我們可以設(shè)想一下最成功的開源軟件，它們都有一些共同點:有一個能夠自由協(xié)作與交流的活躍開發(fā)者社區(qū)，以及優(yōu)秀的文檔。當開發(fā)者協(xié)作編寫出面向各種用戶的優(yōu)秀文檔時，軟件的開發(fā)和管理也會變得更容易。這個道理適用于任何組織，而且對于大型組織而言尤其重要。
 
將介紹各種標準文檔模板，它們將幫助我們理解如何管理組織內(nèi)部開發(fā)的軟件。例如，一位高級軟件開發(fā)者可能只會使用API規(guī)范與參考文檔，然后就開發(fā)實現(xiàn)一個應(yīng)用程序，完全不會去閱讀其他的文檔。另一方面，人門指南則以一種簡單方式概括介紹更多信息，它將幫助一些軟件開發(fā)新手快速入門并了解他們將要接觸的應(yīng)用程序、平臺或庫。用例( Use Case)文檔則可以向非技術(shù)人員解釋一個應(yīng)用程序的用途。我們稍后將詳細介紹這些模板。
 
有了這些信息，用來理解復(fù)雜的Web與應(yīng)用程序架構(gòu)的時間就將大大減少。如果沒有一組能從不同角度說明指定技術(shù)的文檔，那么Web開發(fā)者和運維工程師就只能自己去理解各個方面。
 
最重要的是，在不同的利益相關(guān)者共同編寫文檔的過程中，他們會發(fā)現(xiàn)一些深層次問題和改進軟件的機會。例如，當一位工程師開始在紙上或設(shè)計模型上介紹一個Web應(yīng)用程序時，其他人就很容易理解他所要表達的概念，因此可以更好地獲得關(guān)于應(yīng)用程序的技術(shù)性能和設(shè)計等方面的反饋信息。此外，針對不同讀者編寫的文檔也有一定的好處。有時，業(yè)務(wù)用戶可能無法讀懂一個AP規(guī)范，但是畫一個簡單圖形來說明API的復(fù)雜關(guān)系或應(yīng)用程序之間的交互，就可以幫助非技術(shù)人員理解應(yīng)用程序。這種文檔還可以幫助初級工程師理解復(fù)雜的軟件架構(gòu)。
 
在這一方面，文檔就是一種鮮活的反饋機制。將應(yīng)用變成文字與可視化內(nèi)容，要比通過網(wǎng)站建設(shè)代碼或?qū)崿F(xiàn)應(yīng)用更容易讓人理解。通過編寫和使用文檔，能夠激發(fā)反饋、發(fā)現(xiàn)代碼問題，形成對程序和過程設(shè)計的新理念。這實際上也是一種測試代碼和Web應(yīng)用的手段。